Si alguna vez has sido voluntario para un evento escolar, sabes lo importante que es que los niños estén comprometidos, seguros y divirtiéndose. Sin embargo, a veces se elige a un proveedor externo para manejar una sección del evento, en este caso, el fotomatón. Los padres a menudo no son conscientes de que existe un contrato entre el proveedor y la escuela, que detalla cómo se manejará el fotomatón y qué se proporcionará.
¿Qué es un contrato de fotomatón?
Podrías imaginar una superficie grande, brillante y reluciente con un logo de la empresa, pero los fotomatones son en realidad piezas de equipo bastante grandes que necesitan estar conectadas a una fuente de energía y la gestión de cables, dependiendo del tamaño del fotomatón, es muy importante. ¡El fabricante L.G. incluso creó una guía para contratos de fotomatones! La guía se centra en contratos comerciales y de consumidores, proporcionando una visión general completa de lo que cada contrato debería contener y las responsabilidades del proveedor y del cliente.
¿Esto se aplica a un evento escolar?
En resumen, ¡sí! Especialmente en estos tiempos desconocidos/inusuales, los eventos escolares son aquellos que requieren el máximo cuidado y la elaboración del lenguaje de un contrato para asegurar que la responsabilidad se reduzca y todo transcurra sin problemas. ¡Echemos un vistazo a algunos componentes que son particularmente importantes para las escuelas y que pueden ser menos importantes en eventos comerciales!
Lo que los padres deberían buscar.
Los padres y organizadores de los eventos deberían estar buscando lo siguiente:
- ¿Su fotomatón requiere concesiones específicas en su espacio?
El organizador debería certificar con el fabricante que el espacio es adecuado para el equipo. - ¿El proveedor tiene seguro para daños no razonables?
El organizador debería obtener una copia de la póliza de seguro del proveedor y asegurarse de que ilustra que no hay exclusiones no razonables. - ¿Trabajarán con usted si algo sale mal?
Debería haber una limitación razonable de responsabilidad para el equipo, pero la situación aún puede ser salvada cuando hay un proveedor razonable que puede corregir sus errores. - ¿El proveedor garantiza que tiene proveedores alineados?
La subcontratación debería estar escrita en el contrato estipulando que los subcontratistas también han aceptado estos términos. - ¿Cuánto equipo está incluido en el paquete?
A veces, los alquileres para un proveedor no están incluidos en el precio y pueden ser un costo adicional después del hecho. Un organizador debería entender qué se suministra. - Términos de Pago
Los eventos escolares pueden tener un presupuesto pequeño para un proveedor externo, por lo que es importante saber cuánto se requiere como depósito y con qué frecuencia las tarifas por el equipo se mantendrán consistentes. - Requisitos de Hardware
¿Cómo se puede probar el hardware de antemano?
La empresa puede verificar que su tecnología funcionará para su lugar. También puede ser bastante difícil para una organización sin la licencia apropiada avanzar con el contrato para evitar cualquier responsabilidad potencial. - Seguro
Asegúrese de que la empresa tenga un seguro apropiado en caso de un problema. - ¿Qué pasa si mi evento es cancelado?
Las responsabilidades deberían estar limitadas tanto para el organizador como para el proveedor en caso de que el evento sea cancelado. - ¿Puede mi fotógrafo de bodas tomar fotos en eventos escolares?
El Mago de Oz dijo una vez: «¡No mires detrás de la cortina!» y esto es cierto para la seguridad también. Los padres voluntarios solo pueden hacer tanto cuando están buscando a los niños para llevarlos a las fotos. Tener un fotomatón que funcione de manera eficiente y sin problemas sin la participación de los padres (excepto para la supervisión) es un gran beneficio para los padres que son voluntarios en los eventos.